Peraturan mengenai had masa untuk menyimpan buku dan dokumen untuk perniagaan Singapura (2026)

Penyimpanan rekod adalah asas untuk menjalankan perniagaan yang berjaya di Singapura. 

Penyimpanan rekod yang betul membantu perniagaan mengekalkan ketelusan, mengurus kesihatan kewangan dan bersedia untuk kemungkinan audit IRAS.

Artikel GLA berikut akan memberikan panduan terperinci tentang keperluan penyimpanan rekod, jenis rekod, dokumen yang perlu disimpan dan nota daripada pakar perakaunan cukai GLA untuk menyimpan rekod dengan betul dan berkesan, mengelakkan penalti daripada IRAS dan ACRA. 

1. Apakah penyimpanan rekod di bawah undang-undang syarikat Singapura?

Menurut definisi pihak berkuasa cukai IRASPenyimpanan rekod ialah proses menyimpan rekod, kertas, dokumen, laporan kewangan, invois, dan kontrak. (peristiwa dan urus niaga dalam sistem perakaunan). 

Ini adalah keperluan penting kerana rekod yang lengkap dan tepat adalah asas asas perakaunan, melaporkan data dan maklumat yang tepat serta penilaian daripada agensi audit bebas.

2. Mengapakah perniagaan Singapura perlu menyimpan rekod?

Penyimpanan rekod yang baik bukan sahaja penting untuk syarikat tetapi juga untuk agensi kerajaan Singapura. 

Penyimpanan rekod yang berkesan membantu perniagaan memantau aktiviti perniagaan dengan tepat, memastikan komitmen kewangan dan membuat keputusan yang berkesan, tetapi juga membantu agensi kerajaan memantau sama ada aktiviti syarikat berada dalam piawaian undang-undang atau tidak

1.1. Mematuhi undang-undang 

Keperluan untuk menyimpan rekod dan dokumen adalah keperluan wajib apabila mengendalikan syarikat di Singapura. Perniagaan yang tidak mematuhi undang-undang mesti berdepan hukuman berat daripada agensi kerajaan jika didapati. 

Penalti boleh termasuk penjara selama 6 bulan atau denda sehingga 5000 SGD bergantung kepada keparahan pelanggaran.

1.2. Hadkan kesilapan kewangan

Kesilapan kewangan sentiasa boleh berlaku dalam perakaunan, menyimpan rekod yang lengkap membantu menyemak aliran tunai yang tepat secara menyeluruh, meminimumkan pengisytiharan cukai yang salah, lebihan penyata dan menyediakan laporan kewangan dengan tepat semasa musim audit 

Kecurian dan penipuan boleh berlaku, tetapi anda boleh mencegahnya dengan menyimpan rekod perniagaan yang baik. Mengekalkan rekod komprehensif perbelanjaan dan urus niaga syarikat anda boleh membantu anda memahami aliran tunai anda dengan lebih baik, sekali gus mengelakkan penipuan. Tambahan pula, maklumat ini akan membolehkan anda menyediakan penyata kewangan yang tepat semasa musim audit.

1.3. Urus aliran tunai dan jimat kos

Penyimpanan rekod adalah penting, membolehkan syarikat memahami di mana wangnya masuk dan keluar supaya ia dapat menilai dengan tepat keadaan kewangan syarikat. Bagi syarikat PKS, memahami pembiayaan adalah penting untuk membuat keputusan perniagaan berasaskan data yang termaklum.

Di samping itu, apabila musim cukai Singapura tiba, syarikat tidak akan membuang terlalu banyak masa dan wang untuk mengambil kakitangan untuk membantu mengatur dan mencari dokumen, tetapi masih boleh memastikan laporan kewangan disiapkan tepat pada masanya dan tepat.

2. Peraturan dan peraturan untuk menyimpan rekod dan dokumen syarikat Singapura

Di Singapura, pihak berkuasa cukai IRAS ialah agensi yang mengeluarkan peraturan dan memerlukan pematuhan dengan penyimpanan rekod kewangan yang mesti dipatuhi oleh syarikat.

2.1. Tempoh penyimpanan rekod

IRAS menetapkan bahawa syarikat mesti menyimpan rekod perakaunan dan dokumen sokongan untuk tempoh minimum lima tahun dari Tahun Taksiran (YA) yang berkaitan.

Sebagai contoh, tahun kewangan syarikat perdagangan di Singapura berakhir pada bulan Disember setiap tahun. Rekod 12 mesti disimpan sehingga sekurang-kurangnya 2019 Disember 31.

2.2. Lokasi untuk menyimpan rekod dan dokumen

Rekod perniagaan syarikat Singapura mesti disimpan di alamat, pejabat berdaftar atau di lokasi yang dianggap sah oleh pengarah syarikat. 

GLA akan mengekalkan rekod syarikat di pejabat alamat syarikat berdaftarnya di Singapura

Selain itu, syarikat Singapura juga boleh menyimpan rekod dan dokumen dalam awan untuk penyegerakan yang mudah dan keselamatan yang kukuh. 

Rekod perniagaan ini mesti sentiasa sedia untuk disemak oleh pengarah syarikat dan juruaudit perakaunan pada bila-bila masa, di mana-mana, pada bila-bila masa.

2.3. Jenis rekod dan kertas yang perlu disimpan

Mengikut peraturan IRAS, syarikat mesti menyimpan dokumen berikut 

Buku perakaunan, jurnal dan jadual mencerminkan pendapatan dan perbelanjaan syarikat anda, aset dan liabiliti, serta keuntungan dan kerugian;

Dokumen sumber yang memperincikan semua transaksi perniagaan, seperti resit, invois, penyata bank, baucar dan dokumen berkaitan lain yang dikeluarkan kepada atau diterima daripada pelanggan;

Sebarang bukti bertulis atau kontrak lain mengenai transaksi berkaitan perniagaan 

Nota:

Keperluan penyimpanan rekod syarikat berdaftar GST Akan ada perbezaan dengan syarikat yang tidak berdaftar GST di Singapura.

Syarikat berdaftar GST mesti mengekalkan invois GST dan dokumen yang dikeluarkan untuk tujuan pendapatan dan rekod pengendalian barangan perniagaan. 

3. Cara menyimpan rekod dan dokumen untuk syarikat Singapura

Rekod perniagaan syarikat boleh disimpan secara fizikal atau elektronik, asalkan ia lengkap, tepat dan boleh diaudit.

3.1. Kaedah elektronik

Dalam era digital ini, kaedah paling berkesan untuk menyimpan rekod perniagaan anda adalah dengan menyimpannya secara digital atau sebagai sebahagian daripada program perisian perakaunan syarikat seperti QuickBooks Online , Xero, dsb 

Perniagaan harus mengambil langkah keselamatan untuk memastikan rekod syarikat tidak diusik dan disimpan dengan selamat. Memandangkan rekod ini disimpan secara elektronik, syarikat Singapura tidak perlu menyimpan salinan fizikal dokumen sumber menjelang musim cukai.

3.2. Kaedah kertas bahan

Di samping itu, jika Perusahaan lebih suka kaedah perakaunan tradisional untuk menyimpan rekod kertas. Syarikat harus memastikan bahawa dokumen dan rekod mempunyai salinan sandaran untuk mengelakkan kehilangan.

Rekod perniagaan syarikat Singapura hendaklah disimpan di pejabat berdaftar anda atau di lokasi yang difikirkan sesuai oleh pengarah syarikat.

4. Apakah akibat jika tidak mematuhi peraturan penyimpanan rekod?

Ketidakpatuhan adalah perkara serius yang boleh membawa kepada akibat yang serius. 

Pelanggaran penyimpanan rekod mungkin termasuk:

• Rekod perakaunan dan kertas kerja berkaitan tidak disimpan dan/atau.
• Rekod perakaunan dan kertas kerja berkaitan tidak disimpan untuk tempoh minimum lima tahun.
• Rekod perakaunan dan rekod berkaitan anda tidak diselenggarakan dengan cara atau lokasi yang sesuai.

Sekiranya rekod perakaunan anda tidak disimpan dengan secukupnya, syarikat itu boleh dikenakan hukuman penjara sehingga 12 bulan atau denda sehingga $5.000 - sebagai tambahan kepada denda ingkar di bawah Akta Kerja Raya.

Tambahan pula, penyimpanan rekod yang tidak betul dianggap sebagai pelanggaran cukai pendapatan yang boleh menghalang IRAS daripada membenarkan syarikat memotong perbelanjaan dan modal, menyebabkan cukai yang perlu dibayar menjadi sangat tinggi.

Di bawah Akta Cukai Pendapatan, mereka yang bersalah kerana menyimpan rekod perniagaan secara tidak wajar juga boleh menghadapi hukuman penjara sehingga enam bulan untuk pembayaran lewat atau denda sehingga S$1.000

5. Bagaimanakah GLA membantu perniagaan menyimpan rekod kewangan dan perakaunan dengan berkesan?

GLA, dengan pengetahuan, pengalaman dan amalannya dalam menyokong syarikat di Singapura, akan menyokong perniagaan

• Pastikan dokumen memenuhi keperluan ACRA dan IRAS, 0% risiko undang-undang.
• Menyediakan penyelesaian perisian perakaunan dalam talian QuickBooks untuk menyimpan dan mengurus rekod dengan selamat dan mudah untuk diambil semula.
• Menyokong automasi rakaman transaksi dan klasifikasi perbelanjaan, menjimatkan masa.
• Gunakan langkah keselamatan untuk melindungi data sensitif dan mengekalkan kerahsiaan.
• Selain itu, GLA juga menyokong
• Berunding tentang jenis syarikat yang sesuai, membantu perniagaan mengoptimumkan operasi perniagaan.
• Menyokong syarikat di Singapura untuk mematuhi undang-undang dan keperluan tahunan, dengan tepat, berkesan dan cekap.
• Membantu dalam menyediakan dan mengisytiharkan laporan tahunan dengan tepat dan sah, mengelakkan penalti.
• Perkhidmatan cukai dan perakaunan serta pelaporan kewangan mengikut piawaian perakaunan Singapura dengan tepat dan cepat
• Daftar untuk membuka dan mengesahkan akaun bank yang bereputasi di Singapura

6. Soalan lazim tentang penyimpanan rekod untuk syarikat Singapura

Idea utama menonjol

• Syarikat Singapura mesti menyimpan dokumen dan rekod kewangan yang berkaitan untuk sekurang-kurangnya 5 tahun dalam tahun fiskal tersebut.
• Adalah sah bagi syarikat untuk mempunyai storan awan atau storan fizikal dokumen.
• Syarikat itu tertakluk kepada denda sehingga SGD 5000 atau penjara jika melanggar peraturan pematuhan.
• Syarikat GST mempunyai lebih banyak kertas kerja dan keperluan penyimpanan rekod berbanding syarikat bukan berdaftar GST.